عضو محترم هیات داوران
با سلام و احترام؛
ضمن تشکر از همکاری سرکارعالی/جنابعالی در برگزاری بیست و پنجمین همایش کشوری آموزش علوم پزشکی، به منظور بهره ­مندی هر چه بیشتر از زمان در اختیار خواهشمند است به موارد زیر درجلسات داوری پایان نامه ­های کارشناسی ارشد عنایت فرمایید.
1.    یک نفر به عنوان هماهنگ کننده جلسه از کادر همایش برای انجام هماهنگی ­های لازم در جلسه حضور خواهد داشت. در صورت بروز هر گونه مشکل می­توانید با ایشان در ارتباط باشید.
2. حداقل پانزده دقیقه قبل از شروع جلسه در محل حضور داشته باشید. از این فرصت می­توانید برای انجام آخرین هماهنگی­ ها و بررسی فهرست نهایی ارایه­ ها و ترتیب آن­ها استفاده کنید.
3.    لطفا با هماهنگی با یکدیگر، ترتیب صحبت کردن اعضای هیات داوران برای شروع صحبت، اعلام اسامی سخنرانان و همین طور مطرح کردن پرسش و پاسخ­ ها را تعیین کنید.
4.    لطفا قبل از شروع برنامه از حاضر بودن ارایه کنندگان پایان نامه­ های کارشناسی ارشد در جلسه اطمینان حاصل فرمایید. در صورتی که ارایه کننده­ ای در جلسه حاضر نباشد، امکان ارایه پایان نامه وی وجود ندارد.
5.    لطفا به گونه ­ای برنامه ریزی فرمایید که رأس ساعت مقرر برنامه شروع و رأس ساعت مقرر خاتمه یابد.
6.    مدت زمان هر ارایه 15دقیقه است. پس از آن 10 دقیقه برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته شده است.
7.    لطفا در ابتدای جلسه چارچوب زمانی ارایه­ ها و پرسش و پاسخ و همین طور نحوه دادن هشدار پایان وقت و اعلام پایان وقت را برای ارایه کنندگان و شرکت کنندگان توضیح دهید. همین طور نحوه مطرح کردن سوالات را توضیح دهید.
8. ارایه کننده به مدت 20 دقیقه فرصت دارد تا پایان نامه خود را ارایه کند. لطفا ۵ دقیقه مانده به پایان وقت، به ارایه کننده مدت باقی مانده را یادآوری کنید و رأس 20 دقیقه از وی بخواهید که ارایه خود را متوقف کند.
9. در این مرحله 10 دقیقه فرصت برای اعضای هیئت داوران و شرکت کنندگان وجود دارد تا سوالات خود را با ارایه دهنده پایان نامه مطرح و پاسخ ­های او را دریافت کنند.
10.    با توجه به فشردگی شدید برنامه همایش، خواهشمند است دقیقا بر رعایت دقیق زمان مشخص شده نظارت فرمایید و از هر گونه تخطی از این زمان بندی جلوگیری فرمایید.
11.   پایان نامه کارشناسی ارشد برتر در جریان مراسم اختتامیه همایش معرفی و مورد تقدیر قرار می­گیرد.