استاد گرامی
با سلام و احترام؛
ضمن تشکر از سرکارعالی/جنابعالی جهت پذیرش مسؤولیت مدیریت جلسات ایده­ های نوآورانه در همایش بیست و پنجم (ششمین جشنواره دانشجویی ایده های نوآورانه آموزشی)؛ خواهشمند است در برنامه‌ریزی ارائه به موارد زیر توجه فرمایید:

1.    یک نفر به عنوان هماهنگ کننده جلسه (آقای امیرعلی مودی قالی باف) جهت انجام هماهنگی­ های لازم در جلسه حضور خواهد داشت. در صورت بروز هر گونه مشکل می­توانید با ایشان در ارتباط باشید.
2.    حداقل پانزده دقیقه قبل از شروع جلسه در محل حضور داشته باشید. از این فرصت می­توانید برای انجام آخرین هماهنگی­ ها و بررسی فهرست نهایی ارایه­ ها و ترتیب آن­ها استفاده کنید.
3.    لطفا با هماهنگی با یکدیگر، ترتیب صحبت کردن اعضای هیات رئیسه برای شروع صحبت، اعلام اسامی ارائه دهندگان ایده­ های نوآورانه و همین طور مطرح کردن پرسش و پاسخ ­ها را تعیین کنید.
4.    لطفا قبل از شروع برنامه از حاضر بودن ارایه کنندگان ایده­ های نوآورانه در جلسه اطمینان حاصل فرمایید. در صورتی که ارایه کننده ­ای در جلسه حاضر نباشد، امکان ارائه وی وجود ندارد.
5.    لطفا به گونه ­ای برنامه ریزی فرمایید که رأس ساعت مقرر برنامه شروع و رأس ساعت مقرر خاتمه یابد.
6.    مدت زمان هر ارایه 6 دقیقه است. پس از آن 2 دقیقه برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته شده است.
7.    لطفا در ابتدای جلسه چارچوب زمانی ارایه ­ها و پرسش و پاسخ و همین طور نحوه دادن هشدار پایان وقت و اعلام پایان وقت را برای ارایه کنندگان و شرکت کنندگان توضیح دهید. همین طور نحوه مطرح کردن سوالات را توضیح دهید.
8.    ارایه کننده به مدت 6 دقیقه فرصت دارد تا ایده خود را ارایه کند. لطفا 1 دقیقه مانده به پایان وقت، به ارایه کننده مدت باقی مانده را یادآوری کنید و رأس 6 دقیقه از وی بخواهید که ارایه خود را متوقف کند.
9.    پس از ارائه ایده توسط صاحبان ایده، مجموعا 2 دقیقه فرصت برای اعضای هیات رئیسه و شرکت کنندگان وجود دارد تا سوالات خود را با ارایه دهنده ایده ­های نوآورانه مطرح و پاسخ­ های ایشان را دریافت کنند.
10.    خواهشمند است به گونه ­ای برنامه ­ریزی فرمایید که زمان پرسش و پاسخ به هیچ وجه از زمان 2 دقیقه در نظر گرفته شده فراتر نرود.
11.    با توجه به فشردگی شدید برنامه همایش، خواهشمند است دقیقا بر رعایت دقیق زمان مشخص شده نظارت فرمایید و از هر گونه تخطی از این زمان بندی جلوگیری فرمایید.
12.    با توجه به آنکه در سال جاری به گونه ­ای برنامه­ ریزی شده است که رویدادهای همایش به صورت حضوری برگزار گردد، لذا ضروری است تمامی اعضای هیات رئیسه در محل برگزاری همایش (سالن­ های رازی دانشگاه علوم پزشکی ایران) در روز و ساعت تعیین شده حضور داشته باشند. همه شرکت کنندگان نیز به صورت حضوری در سالن همایش حضور خواهند داشت و می­توانند سوالات خود را مطرح نمایند. لازم به ذکر است که بخشی از مخاطبان به صورت مجازی در قالب Broadcast حضور داشته که صرفاً نظاره گر جلسه ایده ­های نوآورانه هستند و امکان پرسش و پاسخ به صورت دو طرفه بین شرکت کنندگانی که به صورت مجازی مشاهده گر هستند وجود ندارد.
13.    انتظار می­رود هیات رئیسه جلسه، موارد بالا را در ابتدای جلسه برای شرکت کنندگان توضیح دهند تا مشارکت مناسب شرکت‌کنندگان تسهیل شود.

 

دبیرخانه بیست و پنجمین همایش کشوری آموزش علوم پزشکی