عضو محترم هیات رئیسه گرامی
با سلام و احترام؛
ضمن تشکر از همکاری سرکارعالی/جنابعالی در برگزاری بیست و پنجمین همایش کشوری آموزش علوم پزشکی، به منظور بهره­ مندی هر چه بیشتر از زمان در اختیار برای اداره جلسات  سخنرانی­ های کوتاه، خواهشمند است به موارد زیر توجه فرمایید:
1.    لطفا به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که راس ساعت مقرر برنامه شروع و راس ساعت مقرر خاتمه یابد.
2.    مدت زمان هر ارایه 6 دقیقه است. پس از آن حداکثر 4 دقیقه برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته شده است.
3.    لطفا در ابتدای جلسه چارچوب زمانی ارایه‌ها و پرسش و پاسخ و اعلام نزدیک شدن به وقت پایان و پایان وقت را برای حضار توضیح دهید.
4.    خواهشمند است 2 دقیقه مانده به پایان وقت هر سخنران (دقیقه چهارم ارایه) به ایشان یادآوری کنید.
5.    خواهشمند است با اتمام زمان ارایه (دقیقه ششم)، وی را از پایان وقت ارایه مطلع نمایید. از آنجا که پرسش و پاسخ بخش بسیار مهمی از روند ارایه در هر محیط عملی می باشد، خواهشمند است از جایگزین شدن پرسش وپاسخ با ادامه سخنرانی ارایه کننده جلوگیری کنید.
6.    خواهشمند است به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که زمان پرسش و پاسخ به هیچ وجه از زمان 4 دقیقه‌ای در نظر گرفته شده فراتر نرود.
7.    طبیعی است اگر پرسشی از بین حضار وجود نداشته باشد و از نظر زمان‌بندی جلسه مدیریت زمان وجود داشته باشد، هیات رئیسه می­تواند با طرح کردن پرسش، فضای تبادل نظر را فراهم کند. در صورتی که از نظر زمان‌بندی جلسه عقب باشد، می‌توان از این وقت برای جبران زمان استفاده کرد.
8.    خواهشمند است بر اساس معیارهای زیر، ارائه سخنرانی کوتاه را مورد ارزیابی قرار دهید و فرم ارزیابی هر سخنرانی را بلافاصله تکمیل کنید.
⦁    ارتباط و اصالت: ارتباط موضوع با مضامین جاری در آموزش منطبق با شواهد موجود
⦁    نوآوری: نوین بودن اهداف، رویکردها، روش یا نتایج
⦁    روش مطالعه: ارائه جزییات کافی در خصوص روش طراحی، نمونه‌گیری، تعداد نمونه، فرایندها اعم از اندازه‌گیری و ابزارها، تحلیل اطلاعات و محدودیت­های مطالعه و غیره
⦁    نتایج و بحث: توانایی بیان نتایج در ارتباط با سؤال/ فرضیه/ اهداف مطالعه و ارائه پیشنهاداتی برای استفاده آموزشی، پژوهشی و یا سیاست­گذاری مؤثر
⦁    کیفیت محتوا: محتوای ارایه دارای جداول/نمودار/تصاویر با کیفیت مناسب و دارای سازمان دهی مناسب و منطقی اطلاعات
⦁    تسلط در ارائه: برخورداری از اعتماد به نفس و تسلط در ارائه و پاسخ گویی به سؤالات شرکت کنندگان و اعضای هیات رئیسه
⦁    زمانبندی: ارائه کامل مطالب در 6 دقیقه و پرسش و پاسخ در 4 دقیقه
⦁    با توجه به فشردگی شدید برنامه همایش، خواهشمند است دقیقا بر رعایت زمان مشخص شده نظارت کنید و از هر گونه تخطی از این زمان‌بندی جلوگیری فرمایید.
⦁    لطفا در زمان­ های متعدد از شرکت‌کنندگان درخواست کنید که با استفاده از اپ همایش، در ارزشیابی جلسه شرکت کنند.