عضو محترم هیئت داوران
با سلام و احترام؛
ضمن تشکر از همکاری سرکارعالی/جنابعالی در برگزاری بیست و پنجمین همایش کشوری آموزش علوم پزشکی، به منظور بهره­ مندی هر چه بیشتر از زمان در اختیار خواهشمند است به موارد زیر در جلسات داوری پایان نامه ­های دکتری عنایت فرمایید.
1. یک نفر به عنوان هماهنگ کننده جلسه از کادر همایش برای انجام هماهنگی­ های لازم در جلسه حضور خواهد داشت. در صورت بروز هر گونه مشکل می­توانید با ایشان در ارتباط باشید.
2.    حداقل پانزده دقیقه قبل از شروع جلسه در محل حضور داشته باشید. از این فرصت می­توانید برای انجام آخرین هماهنگی ­ها و بررسی فهرست نهایی ارایه ها و ترتیب آن­ها استفاده کنید.
3.    لطفا با هماهنگی با یکدیگر، ترتیب صحبت کردن اعضای هیات داوران برای شروع صحبت، اعلام اسامی سخنرانان و همین طور مطرح کردن پرسش و پاسخ­ ها را تعیین کنید.
4.    لطفا قبل از شروع برنامه از حاضر بودن ارایه کنندگان پایان نامه ­های دکتری در جلسه اطمینان حاصل فرمایید. در صورتی که ارایه کننده­ای در جلسه حاضر نباشد، امکان ارایه پایان نامه وی وجود ندارد.
5.    لطفا به گونه ای برنامه ریزی فرمایید که رأس ساعت مقرر برنامه شروع و رأس ساعت مقرر خاتمه یابد.
6.    مدت زمان هر ارایه 20 دقیقه است. پس از آن 10 دقیقه برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته شده است.
7. لطفا در ابتدای جلسه چارچوب زمانی ارایه ­ها و پرسش و پاسخ و همین طور نحوه دادن هشدار پایان وقت و اعلام پایان وقت را برای ارایه کنندگان و شرکت کنندگان توضیح دهید. همین طور نحوه مطرح کردن سوالات را توضیح دهید.
8.    ارایه کننده به مدت 30 دقیقه فرصت دارد تا پایان نامه خود را ارایه کند. لطفا ۵ دقیقه مانده به پایان وقت، به ارایه کننده مدت باقی مانده را یادآوری کنید و رأس 30 دقیقه از وی بخواهید که ارایه خود را متوقف کند.
9.    در این مرحله 20 دقیقه فرصت برای اعضای هیات داوران و شرکت کنندگان وجود دارد تا سوالات خود را با ارایه دهنده پایان نامه مطرح و پاسخ­ های او را دریافت کنند.
10. خواهشمند است به گونه­ ای برنامه ­ریزی فرمایید که زمان پرسش و پاسخ به هیچ وجه از زمان 20 دقیقه در نظر گرفته شده فراتر نرود.
11.    با توجه به فشردگی شدید برنامه همایش، خواهشمند است دقیقا بر رعایت دقیق زمان مشخص شده نظارت فرمایید و از هر گونه تخطی از این زمان بندی جلوگیری فرمایید.
12.    پایان نامه دکتری برتر در جریان مراسم اختتامیه همایش معرفی و مورد تقدیر قرار می­گیرد.