دانشجوی گرامی
با سلام و احترام؛
ضمن تشکر از حضورتان در بیست و پنجمین همایش کشوری آموزش علوم پزشکی و آرزوی موفقیت برای شما، به منظور بهره­ مندی هر چه بیشتر از زمان در اختیار خواهشمند است به موارد زیر در جلسه ارائه پایان نامه­ دکتری توجه ویژه فرمایید.
1.    یک نفر به عنوان هماهنگ کننده جلسه از کمیته اجرایی همایش برای انجام هماهنگی ­های لازم در جلسه حضور خواهد داشت. در صورت بروز هر گونه مشکل می­توانید با ایشان در ارتباط باشید.
2.   حداقل پانزده دقیقه قبل از شروع جلسه در محل حضور داشته باشید.  
3.    لطفا به ترتیب ارائه­ ها و نوبت خود برای ارائه پایان نامه توجه کنید.
4.   لازم است پاورپوینت ارائه پایان نامه را حتما قبل از برگزاری همایش بر طبق برنامه اعلامی در اختیار هماهنگ کننده جلسات قرار دهید تا در روز ارائه پاورپوینت شما بر روی سیستم نمایش داده شود.
5.  توجه داشته باشید در صورتی که ارایه کننده ­ای در جلسه حاضر نباشد، امکان ارایه پایان نامه وی وجود ندارد.
6.    مدت زمان هر ارایه 20 دقیقه است. پس از آن 10 دقیقه برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته شده است.
7.    لطفا به گونه ­ای برنامه ریزی فرمایید که رأس ساعت مقرر ارائه شروع و طبق زمانبندی مقرر خاتمه یابد.
8.    لطفا به توضیحات هیات محترم داوران در ابتدای جلسه در مورد چارچوب زمانی ارایه­ ها و پرسش و پاسخ و همین طور نحوه دادن هشدار پایان وقت و اعلام پایان وقت برای ارایه کنندگان و شرکت کنندگان توجه کنید.
9.    هیات داوران ۵ دقیقه مانده به پایان وقت، به شما مدت زمان باقی مانده را یادآوری می­ کند و رأس 20 دقیقه می­خواهد که ارایه خود را متوقف کند.
10.    پس از ارائه 10 دقیقه فرصت برای اعضای هیات داوران و شرکت کنندگان وجود دارد تا سوالات خود را با شما مطرح و پاسخ ­هایتان را دریافت کنند.
11.    خواهشمند است دقت فرمایید که به سوالات پاسخ­ های کوتاه و در عین حال شفاف و قانع کننده داده شود.
12. پایان نامه برتر پس از انجام داوری در جریان مراسم اختتامیه همایش معرفی و مورد تقدیر قرار می­گیرد.