استاد گرامی
با سلام و احترام؛
ضمن تشکر از سرکارعالی/جنابعالی برای پذیرش مسؤولیت مدیریت جلسات ارائه فرایندهای آموزشی در هفدهمین جشنواره مطهری، خواهشمند است در برنامه‌ریزی ارائه به موارد زیر توجه فرمایید.
.1    خواهشمند است حداقل پانزده دقیقه قبل از شروع جلسه در محل حضور داشته باشید.
.2    لطفا با هماهنگی با یکدیگر پیش از جلسه، ترتیب صحبت کردن اعضای هیات رئیسه برای شروع صحبت، اعلام اسامی ارائه دهندگان فرایندهای آموزشی و همین طور مطرح کردن پرسش و پاسخ­ ها را تعیین کنید.
.3    در صورتی که ارایه کننده ­ای در جلسه حاضر نباشد، امکان ارائه وی وجود ندارد.
.4    لطفا به گونه ­ای برنامه ریزی فرمایید که رأس ساعت مقرر برنامه شروع و رأس ساعت مقرر خاتمه یابد.
.5    لطفا در ابتدای جلسه حداکثر به مدت 5 دقیقه، چارچوب زمانی ارایه ­ها و پرسش و پاسخ و همین طور نحوه دادن هشدار پایان وقت و اعلام پایان وقت را برای ارایه کنندگان و شرکت کنندگان توضیح دهید. همین طور نحوه مطرح کردن سوالات را توضیح دهید.
.6    مدت زمان هر ارایه 12 دقیقه است. پس از آن 8 دقیقه برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته شده است.
.7    با توجه به آنکه ارایه کننده به مدت 12 دقیقه فرصت دارد تا فرایند آموزشی برگزیده خود را ارایه کند، لطفا 2 دقیقه مانده به پایان وقت، به ارایه کننده مدت باقی مانده را یادآوری کنید و رأس 12 دقیقه از وی بخواهید که ارایه خود را متوقف کند.
.8    در این مرحله 8 دقیقه فرصت برای اعضای هیات رئیسه و شرکت کنندگان وجود دارد تا سوالات خود را با ارایه دهنده فرایند آموزشی برگزیده مطرح و پاسخ­ های او را دریافت کنند.
.9    خواهشمند است به گونه­ ای برنامه­ ریزی فرمایید که زمان پرسش و پاسخ به هیچ وجه از زمان 10 دقیقه در نظر گرفته شده فراتر نرود.
.10    با توجه به فشردگی شدید برنامه جشنواره، خواهشمند است دقیقا بر رعایت دقیق زمان مشخص شده نظارت فرمایید و از هر گونه تخطی از این زمان بندی جلوگیری فرمایید.
.11    در انتها جلسه به مدت 10 دقیقه زمان برای جمع بندی توسط هیات رئیسه در نظر گرفته شده است.
.12    با توجه به آنکه در سالجاری به گونه ­ای برنامه ­ریزی شده است که رویدادهای همایش به صورت حضوری برگزار گردد. لذا ضروری است تمامی اعضای هیات رئیسه جلسات جشنواره در محل برگزاری همایش (سالن ­های رازی دانشگاه علوم پزشکی ایران) در روز و ساعت تعیین شده حضور داشته باشند. همه شرکت کنندگان نیز به صورت حضوری در سالن همایش حضور خواهند داشت و می­توانند سوالات خود را مطرح نمایند. لازم به ذکر است که بخشی از مخاطبان به صورت مجازی در قالب Broadcast حضور داشته که صرفاً نظاره گر جلسات جشنواره مطهری هستند و امکان پرسش و پاسخ به صورت دو طرفه بین شرکت کنندگانی که به صورت مجازی مشاهده ­گر هستند وجود ندارد.
.13    انتظار می­رود هیات رئیسه جلسه، موارد بالا را در ابتدای جلسه برای شرکت کنندگان توضیح دهند تا مشارکت مناسب شرکت‌کنندگان تسهیل شود.